ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford AdvancedLearner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai tomanage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori yaitu: 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber. B. Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. 1. Pengertian administrasi perkoantoran menurut beberapa ahli: Edwin Robinson dan William Leffingwell "Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.” George R. Terry "Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan." Millis Geoffrey "Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan." W.H. Evans "Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."' Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya: • mengetik (typing) • menghitung (calculating) • memeriksa (checking) • menyimpan warkat/arsip (filing) • menelepon (telephoning) • menggandakan (duplicating) • mengirim surat (mailing) • mengadakan • mencatat • menyortir 2. Aspek-aspek manajemen perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain: • Manajemen dan pengarahan • Tata laksana/penyelenggaraan • Pelaksana secara efisien • Manajemen • Pengawasan • Pengendalian dan pengawasan • Pengarahan dan pengawasan • Pengarahan • Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan : • pegawai • Material perlengkapan • Persayaratan • Metode Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu : • Kepegawaian perkantoran (office personel) • Metode perkantoran (office methods) • Perlengkapan perkantoran (office equipment) • Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love • Biaya perkantoran (office costs) • Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi : • ruang perkantoran (office space) • komunikasi (communications) • kepegawaian kantor (office personnel) • perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment) • peralatan dan mesin (appliance and machine) • perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery) • metode (methods) • tata warkat (records) • kontrol pejabat pimpinan (executive controls) 3. Tujuan administrasi perkantoran Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu: • Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien • Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya. • Membantu perusahaan memelihara persaingan. • Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat • Membuat catatan dengan biaya minimal 4. Kegiatan Kegiatan manajemen administrasi antara lain : 1. Pengadministrasian seluruh kegiatan 2. Menginventarisasi peralatan kantor 3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen. 4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan. 5. Melakukan pengadaan file .